Versie 26 oktober 2026

Privacyverklaring

Kasboekje is een webapp om bonnen en facturen in te leveren, te laten uitlezen en per kwartaal aan je boekhouder te geven. In een boekhouding staan gegevens over jou en over anderen. Hier lees je wat Kasboekje daarmee doet.

Wie we zijn

Kasboekje is van Rutger Kroon. Vragen over privacy, of over deze verklaring, stuur je naar info@kasboekje.app.

Twee soorten gegevens

Je account: je e-mailadres en wat nodig is om in te loggen. Daarvoor is Kasboekje verantwoordelijk.
Wat er in een administratie staat: je bonnen en facturen, en je klanten en leveranciers. Daarvoor ben jij verantwoordelijk, als ondernemer van wie de administratie is. Kasboekje bewaart en verwerkt die gegevens alleen voor jou, en alleen zoals deze verklaring beschrijft.

Je account

Je e-mailadres, en wanneer je het hebt bevestigd.
Je wachtwoord, maar alleen als onomkeerbare code (bcrypt). Niemand kan het terugzien, ook Kasboekje niet.
Welke administraties je mag zien, en wie je hebt uitgenodigd.
Een code per inlogsessie, zodat je ingelogd blijft.
Bij een mislukte inlogpoging telt Kasboekje een kwartier lang het e-mailadres en het IP-adres, om te voorkomen dat iemand wachtwoorden blijft proberen. Die tellers staan alleen in het werkgeheugen van de server en worden niet opgeslagen.
Log je in vanuit een browser die je account nog niet kende, dan krijg je een mail met het soort apparaat en het IP-adres. Zo merk je het als iemand anders inlogt.

Wat er in een administratie staat

De gegevens van je bedrijf: naam, adres, KvK- en btw-nummer, IBAN en e-mailadres. Die komen op je facturen.
Bonnen en facturen, met de bestanden die je inlevert.
Als je die invult: je fiscale situatie (wat voor werk je doet, of je meedoet aan de KOR, je auto, welk deel van je telefoon en internet zakelijk is, en waar je werkt), en je antwoorden op vragen over de aftrek van een bon.
Je klanten en leveranciers: namen, adressen, e-mailadressen, en btw- en KvK-nummers.
Mail je een bon door, dan bewaart Kasboekje alleen de bijlagen, niet de tekst van de mail. In het logboek van de server komt het adres waarvan de mail kwam.

Waarvoor

Alleen om Kasboekje te laten werken: inleveren, uitlezen, factureren, exporteren, en je account beveiligen. Kasboekje stuurt geen reclame, verkoopt geen gegevens en maakt geen profielen.

De grondslag voor je account is de overeenkomst met jou: zonder account kun je Kasboekje niet gebruiken. De beveiliging (de inloglimiet, de meldingen en de logboeken) rust op een gerechtvaardigd belang: misbruik van je account voorkomen en ontdekken.

Wie er meewerkt

Hetzner (Duitsland): de server waarop Kasboekje draait en alles wordt bewaard, en de opslag voor de back-ups, binnen de EU.
MailPace (Verenigd Koninkrijk): verstuurt de mail van Kasboekje, zoals inloglinks, meldingen en de facturen die je naar je klanten stuurt, en ontvangt de bonnen die je doormailt. Voor het Verenigd Koninkrijk heeft de Europese Commissie vastgesteld dat het gegevens net zo goed beschermt als de EU.
Anthropic (Verenigde Staten): leest bonnen en facturen uit en doet een voorstel voor de aftrek. Kasboekje stuurt daarvoor het bestand mee, met de namen van je rekeningen en van je bestaande klanten of leveranciers, zodat de spelling klopt, en bij uitgaven je fiscale situatie en eerdere antwoorden over de aftrek. Anthropic gebruikt die gegevens niet om haar modellen te trainen. Voor de doorgifte naar de Verenigde Staten gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Voor andere valuta haalt Kasboekje de dagkoers op bij de Europese Centrale Bank. Daarbij gaan er geen gegevens van jou mee.

Cookies

Kasboekje gebruikt alleen cookies die nodig zijn om in te loggen:

een sessiecookie, die verdwijnt als je de browser sluit;
als je "Ingelogd blijven" aanvinkt, een cookie die 60 dagen geldig is;
een cookie die een jaar onthoudt welke accounts in deze browser hebben ingelogd, voor de mail bij een inlog vanuit een nieuwe browser.

Er zijn geen cookies om je te volgen, geen bezoekersstatistieken en geen scripts van andere bedrijven.

Hoe lang

Je account bewaart Kasboekje zolang het bestaat.
Een administratie bewaart Kasboekje zolang je die gebruikt. Let op: voor je boekhouding geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Die ligt bij jou. Exporteer je administratie voordat je stopt.
Stop je, dan verwijdert Kasboekje je account en je administraties binnen 30 dagen nadat je daarom vraagt.
De back-ups zijn versleuteld. Verwijderde gegevens verdwijnen daar vanzelf uit, uiterlijk na een jaar.
De logboeken van de server worden na 30 dagen gewist.

Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
Je ziet alleen de administraties waartoe je toegang hebt gekregen. Wie toegang heeft, kan anderen uitnodigen en toegang intrekken.
Na tien mislukte inlogpogingen gaat je account een kwartier op slot. Verandert er een wachtwoord, een e-mailadres of een IBAN, dan krijg je een mail.
Elke nacht wordt er een versleutelde back-up gemaakt, op andere opslag dan de server.
Alleen de beheerder van Kasboekje kan op de server en kan daar dus in principe je gegevens zien. Dat gebeurt alleen als het nodig is om een probleem op te lossen, of als je erom vraagt.

Gaat er toch iets mis waarbij gegevens bij de verkeerde terechtkomen, dan hoor je dat meteen. Waar de wet dat vraagt, meldt Kasboekje het binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je rechten

Je kunt vragen welke gegevens Kasboekje over je heeft, en die laten verbeteren of verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking, of vragen die te beperken. Je bonnen en facturen kun je zelf exporteren, per kwartaal, als Excel-bestand met alle bestanden erbij.

Mail daarvoor naar info@kasboekje.app; je krijgt binnen een maand antwoord. Ben je het niet eens met hoe Kasboekje met je gegevens omgaat, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens .

Wijzigingen

Verandert deze verklaring, dan staat de nieuwe datum bovenaan. Bij een grote verandering krijg je een mail.